24 de agosto de 2012

Você sabe escrever e- mails




Crédito Imagem- thecodebr.blogspot.com



Li e achei muito interessante. Por esta razão trago na íntegra para os meus leitores.

Como escrever corretamente e-mails

Atualmente, o e-mail é a ferramenta de troca de informação entre vendedor x cliente mais utilizada no ambiente corporativo, visto sua rapidez e eficiente comunicação. Esse recurso se tornou tão usual que é praticamente impossível ficar sem ele, ainda mais com o avanço da tecnologia nos smartphones etablets. Quer ver como o email é fundamental? Imagine passar 1 dia inteiro sem utilizá-lo!Infelizmente, por todas as empresas que passei e em todos os relacionamentos comerciais que tive, vejo que os profissionais não estão preparados para utilizar essa ferramenta corretamente. Péssima escrita e falta de concordância são os itens que estão, na minha opinião, em destaque quando analisamos criteriosamente um email. 

O Processo de Comunicação em um Email bem escrito 

Visto sua importância (afinal, comunicação é TUDO hoje em dia), é fundamental que todo bom vendedor saiba escrever corretamente um email, evitando garfes e má interpretação. Primeiramente, é fundamental entender que, em um processo de comunicação, se houver uma falha no entendimento da mensagem esse erro é de responsabilidade do EMISSOR. 

12 Dicas Práticas de Como Escrever um Email Corretamente: 

1 – No campo “Assunto” informe o foco do seu e-mail (não mais que 4 palavras). Existem muitos profissionais que não abrem emails sem saber do que se trata. 

2 - Inicie com um comprimento e logo em seguida o nome do seu remetente. Para exemplificar:“Prezado Sr. Leandro, muito bom dia!”. Utilize o “muito”, pois isso passa energia a quem esta lendo, acredite! 

3 - No primeiro parágrafo, escreva de forma clara e objetiva a introdução do e-mail. Para TODO assunto deve-se primeiro fazer uma introdução clara e objetiva. 

4 - No desenvolvimento da mensagem, seja breve e mantenha o foco no assunto principal do email, informando claramente o que você quer transmitir. 

5 - Prefira transmitir o conteúdo através de frases (ou tópicos), ignorando longos parágrafos. Afinal, ler um texto longo no computador ou no smartphone não é nada agradável, certo? 

6 - Caso seja um assunto complexo, utilize tópicos e faça uma organização cronológica dos fatos para facilitar o entendimento. 

7 - Não escreva o texto do e-mail em letras maiúsculas, pois é equivalente a “gritar” com seu remetente e isso é extremamente deselegante. Você PODE ressalvar algum item do corpo do e-mail em letra maiúscula, porém NUNCA escreve uma frase inteira. 

8 - NUNCA utilize gírias nos seus e-mails profissionais, mantenha a polidez, mesmo se ele for seu “amigão” (afinal, seu chefe pode estar recebendo cópia oculta). 

9 - Se você for citar o nome de alguém na mensagem, certifique-se de inserir em CC (Com Cópia) e informar, logo após o nome dele(a) a seguinte expressão “(que nos lê em cópia)”. Dessa forma evita-se a famosa fofoca corporativa. 

10 - Antes de enviar o texto, revise para eliminar os erros ortográficos e preocupe-se com a concordância do texto; 

11 - No encerramento, insira uma frase clara informando o término da mensagem seguida da próxima ação a ser feita. Para exemplificar:“Sem mais, agradeço sua atenção e fico no aguardo de vosso mais breve retorno” ou “Sem mais, agradeço sua atenção e me coloco ao inteiro dispor para esclarecimentos que julgue necessário”. Isso transmite credibilidade e força seu destinatário a responder sua mensagem. 

12 - Evite enviar mensagens de gozação, piada ou correntes. Nem todo mundo tem tempo para ler (ou apagar) essas mensagens e isso pode ser um fator determinante na opinião que seu cliente tem de você. 

Conclusão de Como Escrever um Email corretamente 

Mais uma vez, a responsabilidade de garantir o entendimento da mensagem passada através do email é de você, caro leitor. Além disso, preocupe-se com a concordância. É justamente ela quem defini se o remetente vai assimilar o conteúdo corretamente ou não. Para não errar, faça um rascunho da ideia que deseja transmitir e, logo após escrever o email, leia-o para ver se seguiu o planejado. Na dúvida, peça a um colega de trabalho (vendedor, de preferência) que leia o texto. Caso ele tenha entendido, envie imediatamente. Se você seguir essas dicas acima, tenho certeza que atingir seu objetivo na comunicação eficaz por email. 

Fonte:



http://supervendedores.com.br/tecnologia-em-vendas/como-escrever-email-corretamente/

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